„Powinniśmy zejść głębiej”, jak mówił Leonardo di Caprio w Incepcji. I tak samo jest z zasadą 5 WHY. Metodą, która pomaga dotrzeć do prawdziwych korzeni danego problemu.
5 why – O co chodzi?
Problemy są jak chwasty. Jeśli zetniesz tylko górną część, będzie odrastać. Aby pozbyć się ich trwale, wyrywasz je z korzeniami.
Metoda 5 WHY (5 x dlaczego) służy do tego, aby poznać najważniejszą przyczynę danego problemu. Jak głoszą reklamy lekarstw – zamiast walczyć ze skutkami, warto zejść do samego korzenia i wyplenić przyczynę. W przeciwnym razie ryzykujemy, że niechciane rezultaty będą się ponawiać.
Metoda jest banalnie prosta. Właściwie jej nazwa jest jednocześnie jej opisem – pięć razy zadajesz pytanie „dlaczego?”. Zastanawiasz się nad przyczyną problemu, następnie nad przyczyną tej przyczyny – i tak dalej. Według schematu:
[tu wstaw problem]
Dlaczego [tu wstaw problem]?
Ponieważ [tu wstaw przyczynę nr 1].
Dlaczego [przyczyna 1]?
Ponieważ [przyczyna 2]…
itd.
Dlaczego aż pięć? Bo wyjaśnienia problemów, które przychodzą nam na myśl jako pierwsze, często są bardzo powierzchowne i nie pokazują sedna. Zbyt chętnie poprzestajemy na takich prostych odpowiedziach.
Rzecz jasna, nie zawsze będzie to pięć pytań – czasem mogą być trzy, czasem siedem. Po prostu – przestajesz w momencie, gdy dalsze pytania przynoszą tylko bezsensowne odpowiedzi.
Ale jak to działa?
Przykład? Proszę bardzo.
Weźmy problem z mojego poletka: Rzadko ćwiczę.
Najprostsze wyjaśnienie, które przychodzi mi na myśl, to: Nie ćwiczę, bo jestem leniwa.
Czy to wyjaśnienie w czymkolwiek mi pomaga? W żaden sposób. Wręcz przeciwnie, będę tracić czas na samoudręczeniu i wyzywaniu się od leni. Być może spróbuję zmusić się do ćwiczeń, ale po jednym czy dwóch dniach wrócę do starych kolein.
Co na to zasada 5 WHY? Otóż zakłada ona, że coś takiego, jak „błąd ludzki” występuje o wiele rzadziej, niż nam się wydaje. Nieraz jest następstwem niewłaściwego systemu. W firmie często winą mogą być nieodpowiednie procedury albo niewłaściwe przeszkolenie pracownika. A w życiu?
Spróbujmy rozwiązać powyższy problem metodą 5 WHY:
Problem: Nie ćwiczę.
(1) Dlaczego nie ćwiczę?
Bo nie mam czasu i przez to jestem zmęczona.
(2) Dlaczego nie mam czasu?
Bo trawię go na bezsensowne pożeracze czasu.
(3) Dlaczego spędzam czas w ten sposób?
Bo prokrastynuję, zamiast zabrać się za to, co mam do zrobienia.
(4) Dlaczego prokrastynuję?
Bo obawiam się, że efekty mojej pracy nie będą dość dobre.
(5) Dlaczego się tego obawiam?
Bo mam tendencje do perfekcjonizmu i stawiam sobie zbyt wysokie wymagania.
I tym sposobem od problemu z ćwiczeniem docieramy do zupełnie innego problemu, czyli zbyt wysoko postawionej poprzeczki. I to jest coś, co trzeba naprawić – a w ten sposób łatwiej uporamy się z pierwotnym problemem.
Równie dobrze przyczyną może okazać się zmęczenie i osłabienie silnej woli, wywołane niedoborem snu. Albo to, że zmuszasz się do biegania, podczas gdy zdecydowanie bardziej odpowiada Ci joga.
Przyczyn może też być kilka. Zastanów się nad różnymi opcjami – a przynajmniej tymi, które według Ciebie najbardziej przyczyniają się do powstania problemu.
Metoda 5WHY przydaje się przy różnych rodzajach problemów. Mogą to być zarówno kwestie wewnętrzne (np. problem z motywacją do ćwiczeń – jak w przykładzie powyżej), jak i zewnętrzne (np. dlaczego mój produkt się nie sprzedaje?).
Zasady, czyli jak się do tego zabrać?
Przede wszystkim – dobrze sformułuj problem. Jeśli będzie zbyt ogólny, dotarcie do korzenia może okazać się trudniejsze. Problem typu „Jestem niezorganizowany” jest ogólnikowy, ale już „Nie wyrabiam się z ilością zadań” pozwala na znalezienie konkretnych przyczyn.
Po drugie – maksymalna szczerość. Jeśli zamierzasz sam siebie oszukiwać czy szukać usprawiedliwień, to nawet nie próbuj tej metody. Jeżeli wziąłeś sobie za dużo na głowę i przez to inne aspekty szwankują – przyznaj się do tego. Bez diagnozy trudno zaaplikować jakąś terapię, prawda?
Po trzecie – bądź szczery, ale też nie biczuj się. Nie chodzi o to, żeby pławić się w poczuciu beznadziejności, ale żeby znaleźć jakieś rozwiązanie. Bądź dla siebie miły.
Po czwarte – konkrety. Przyczyny takie, jak „bo jestem beznadziejny/a” albo „bo X się do tego nie nadaje” – odrzucamy. Zamiast tego podaj, co się faktycznie nie udało. Na przykład: „Zapomniałem o załatwieniu ważnej sprawy. Dlaczego? Bo nie ustawiłem sobie przypomnienia”. I zamiast drążyć temat swojego nieuporządkowania, uzyskujesz gotowe (i bardzo proste!) rozwiązanie.
Po piąte – nie skupiaj się na szukaniu winnego. To jasne, że czasem zawini inny człowiek. Ale zastanów się na chłodno: czy jest jakiś sposób, żeby taka sytuacja się nie powtarzała? Co Ty możesz zrobić? Być może czasem wystarczy pogadać z kimś, znaleźć wspólne rozwiązanie. Jeśli współpracownik źle opracował dokumenty, może warto sporządzić checklistę?
Po szóste – skupiaj się na tym, na co faktycznie masz wpływ. O ile nie władasz magicznymi mocami (a jeśli władasz – koniecznie do mnie napisz, chętnie Cię poznam!), nie zawsze zapanujesz nad pogodą podczas majowego grilla w ogrodzie. Ale możesz zorganizować namiot albo alternatywne przyjęcie w domu.
I co dalej?
Dotarłeś już do źródła swojego problemu? Świetnie! Ale chyba nie spodziewałeś się, że to już koniec.
Najpierw upewnij się, że znaleziona przyczyna rzeczywiście przekłada się logicznie na Twój problem. Możesz prześledzić swój tok myślenia od końca, według schematu: „Ponieważ … to …”
Teraz czas poszukać sposobu na przeciwdziałanie wystąpienia takim problemom w przyszłości. Jeśli winą braku ćwiczeń jest wieczne niedospanie, czas wyregulować godziny snu. Jeśli perfekcjonizm – w Internecie jest mnóstwo tekstów, jak sobie z tym radzić.
Jak Ci się podoba ta metoda? Dla mnie jest bardzo intuicyjna – pozwala mi zrozumieć bardzo wiele trudności, z którymi mam do czynienia.
Warto zajrzeć:
→ Jak ogarnąć chaos? Krótki poradnik