Mój system produktywności

Ostatnimi czasy jestem zakręcona na punkcie planowania i realizowania celów. Jako rasowy Zbieracz, przeczytałam chyba pół Internetu w poszukiwaniu wiedzy na ten temat. Ale tak już mam, że zawsze robię wszystko po swojemu. I z tych wszystkich metod i narzędzi wypracowałam swój własny system produktywności.

Dziś podzielę się z Tobą moim systemem. Ale nie liczę, że będziesz kopiować go 1:1. Wręcz mam nadzieję, że to Ci nie przyszło do głowy! Masz swój własny, indywidualny styl myślenia i działania. I to do niego dopasuj swoje działania. Testuj i sprawdzaj, co u Ciebie działa.

Założenia

Na początek – kilka wyjaśnień.

Po pierwsze – mój system produktywności dotyczy działalności „po godzinach”. Moja praca rządzi się nieco innymi regułami i listę zadań i projektów zawodowych trzymam zupełnie oddzielnie.

Po drugie – to jest system, jaki stosuję obecnie. Być może za parę miesięcy znajdę lepszy sposób. Nie trzeba trzymać się jednego sposobu! (Ale można.)

Po trzecie – jak pisałam, ten system jest mój, dopasowany do mnie, moich predyspozycji i do mojego sposobu pracy. Będę to powtarzać jak zdarta płyta, ale zawsze zwracaj uwagę, co Cię motywuje, w jakich warunkach działasz najlepiej.

Ale jeśli masz inny, sprawdzony sposób działania, to koniecznie napisz o nim w komentarzu. Zawsze chętnie zbieram informacje. Być może Twój sposób pomoże też mnie?

Podzieliłam go na kilka części.

Projektowanie

To ten etap, w którym obmyślam swoją wizję życia i określam cele na najbliższy czas. Cele określam szczegółowo na najbliższe trzy miesiące – wybieganie dalej w przyszłość to tylko wróżenie z fusów. Moja wizja życia to nie docelowy stan życia, tylko kierunek. Raczej kompas niż GPS – pozwala mi korygować kurs, wychwytywać nadarzające się możliwości.

Planuję w systemie 12-tygodniowym – pisałam o nim w jednym z poprzednich wpisów. Ta perspektywa jest optymalna: dość długa, by zrealizować cele, ale dość krótka, by nie zwlekać z działaniem. Rozpoczynam już drugi 12-tygodniowy rok – wyciągnęłam wnioski z poprzedniego (niezbyt udanego) i wprowadzam kilka modyfikacji. Jeśli się sprawdzą, to chętnie się podzielę!

Na tym etapie korzystam z mapy myśli w MindMeister. Wypisuję podstawowe cele (projekty), dzielę je na kolejne etapy do wykonania. Nie wchodzę tu w szczegóły – tworzę dwa, maksymalnie trzy „poziomy” mapy myśli. Pierwszy poziom to lista projektów (np. „Blog”, „Toastmasters”). Drugi poziom to kolejne etapy do wykonania.

Mapa myśli pozwala mi jednym rzutem oka ocenić, jakie mam przed sobą projekty i jakie będą kolejne etapy. Kolorami oznaczam etapy, które aktualnie realizuję i które będę wykonywać w dalszej kolejności. Do trzech map myśli strona jest darmowa.

Planowanie

Na tym etapie przechodzę na Trello. Zadania do wykonania w najbliższym czasie (tygodniu).

Tak zwana tablica w Trello składa się z list, w których wstawia się poszczególne karty z zadaniami. Karty te działają trochę jak karteczki post-it: można je przenosić między listami.

W Trello możesz wstawić więcej niż jedną tablicę. Ja korzystam tylko z dwóch („Blog” i „Inne”) – dzięki temu lepiej panuję nad tym, co mam do zrobienia.

Utworzyłam listy zgodnie z systemem kanban:

– Do zrobienia – na pierwszej liście umieszczam zadania, które chcę wykonać w tym tygodniu – przenoszę je z mojej mapy myśli. Zadania oznaczam etykietami odpowiadającymi poszczególnym projektom. Jeśli zadanie jest bardziej złożone, dodaję do niego checklistę. Checklisty można kopiować pomiędzy kartami, co ułatwia tworzenie kart np. dla postów blogowych.

– W trakcie – zadania, które obecnie są „rozgrzebane”. Staram się, żeby nie było ich zbyt wiele – dzięki temu mogę skoncentrować się na maksymalnie kilku zadaniach. Na bieżąco odhaczam poszczególne punkty checklist.

– Czekam – zadania, do których potrzebuję dodatkowych informacji, odpowiedzi czy też akceptacji. Mogą wymagać na przykład przypomnienia się komuś.

– Zrobione – zadania wykonane, które wymagają jeszcze zmonitorowania. Dopiero gdy zadanie jest definitywnie zakończone, usuwam kartę z danym zadaniem.

Trello umożliwia też współpracę większej liczby osób z jednej tablicy. Do kart można dodawać komentarze i pliki, co znacząco ułatwia pracę. Zdarzyło mi się w ten sposób współpracować przy pomocy Trello i potwierdzam – system sprawował się bardzo dobrze.

Realizacja

Tutaj już przechodzę na system analogowy. Moja niegasnąca miłość do materiałów papierniczych nie pozwala mi zrezygnować z tradycyjnego kalendarza.

No, nie do końca tradycyjnego, bo od ponad roku korzystam z bullet journal. Jestem absolutnie zachwycona elastycznością tego systemu. Jak już pisałam – zawsze robię wszystko po swojemu. W przypadku bujo nie jestem ograniczona gotowymi tabelkami. W każdym momencie mogę zmienić format zapisu, dodać nową stronę, zanotować coś.

Bullet journal (w skrócie: bujo) to najzwyklejszy zeszyt, w którym samodzielnie wpisujesz kalendarz w dowolnej formie. Może być bardzo minimalistyczny, jak na powyższym linku – ale w Internecie znajdziesz mnóstwo misternych, opatrzonych obrazeczkami stron bujo.

W bujo zapisuję cele na dany tydzień i dzień. Przy każdym dniu dzielę kartkę na pół: z prawej strony zapisuję spotkania i zadania terminowe, wyznaczona na dany dzień. Po lewej listę zadań, w której oznaczam zadania priorytetowe.

Ale bujo to nie tylko kalendarz! Niektóre strony poświęcam na inne notatki, np.:

Podsumowanie tygodnia – czyli podsumowanie moich priorytetów realizowanych w ramach 12-tygodniowego roku.

Książkowa wishlista – czyli wszystkie tytuły, które mnie zaciekawiły. O ile jestem dość oszczędna, o tyle przy książkach i materiałach papierniczych moje hamulce nie działają. Muszę więc je sobie reglamentować. Kiedy nadchodzi pora kolejnego zamówienia z księgarni, tytuły mam już pod ręką.

Pomysły na posty – pojawiające się znienacka. Zapisuję je w bujo, zanim uciekną.

Dodatkowo w domu zawiesiłam na ścianie kartkę z napisem „To Do”, na której zawieszam maksymalnie trzy karteczki samoprzylepne z zadaniami na ten dzień. Te kartki wiszą jak wyrzut sumienia – dopóki ich nie zrealizuję, nie zabieram się za nic innego.

Moje triki i techniki produktywności

Korzystam z kilku różnych metod i technik, które pomagają mi działać efektywnie.

Getting Things Done

Jeśli choć raz wyszukiwałeś materiały o produktywności w Internecie, na pewno natknąłeś się na tę książkę. O tym systemie przeczytasz na przykład tutaj.

Podstawowe zasady, z których korzystam:

Zapisuję wszystkie zadania – i w ten sposób wyrzucam je z głowy. Ciągłe przypominanie sobie „A, jeszcze to mam do zrobienia” utrudnia mi skupienie się na tym, co robię tu i teraz.

Gromadzę zadania w dwóch-trzech miejscach – głównie na mailu i w fizycznej skrzynce spraw. Przeglądam te miejsca regularnie, choć z przerabianiem skrzynki fizycznej idzie mi trochę gorzej…

Decyduję, co zrobić z danym zadaniem – albo je wyrzucam, albo odkładam „na kiedyś”, albo ustalam termin.

Projekty – bardziej złożone zadania przekształcam w projekty i rozpisuję je na konkretne czynności. W ten sposób zmniejszam je do rozmiarów, które da się „ugryźć”.

praca rano (w miarę możliwości)

Idealną porą pracy dla mnie jest 6:00 rano – jeszcze zanim podłączę się do kontaktu ze światem, zanim rozproszą mnie różne informacje ze świata, czyjeś prośby czy pytania. Im dalej w dzień, tym bardziej moja motywacja słabnie.

Dlatego też najbardziej kreatywne zadania planuję na poranki. A ponieważ chodzi o moje zadania poza pracą, wypada to w soboty i niedziele. Tak, w te dni też wstaję przed szóstą rano. Wszyscy jeszcze śpią i nie mają pojęcia, że ja już podbijam świat!

Monotasking

Bezwzględnie najlepiej działam wtedy, gdy nie mam w tle włączonego maila ani Facebooka. Staram się nie włączać ich, nim nie wykonam moich trzech priorytetów.

Ostatnio sprawdziłam maila, zanim skończyłam pisać post na bloga – w mailu pojawiła się prośba od znajomej. Nie mogłam się skupić ani na pisaniu posta, ani zabrać się za spełnianie jej prośby. Niezbyt to efektywne.

Technika Pomodoro

Główne założenie tej techniki to działanie w blokach 25-minutowych. Nastawiasz minutnik na 25 minut i w tym czasie w 100% skupiasz się na danym zadaniu. W tym czasie wyłączasz maila, media społecznościowe, wszystkie powiadomienia. Po jednym „pomidorze” masz 5 minut przerwy, po kilku przerwa wynosi 15-30 minut.

Nie zawsze trzymam się sztywno tych ram czasowych. Czasem przesiedzę dwa „pomidory” bez przerwy, bo akurat wciągnie mnie zadanie. A czasem skończę szybciej dane zadanie, bo trwa akurat 15 minut. Tak naprawdę przedziały czasowe są umowne. Najważniejsze, żebyś w pełni poświęcił się realizacji zadania.

Dodatkowy plus jest taki, że pozwala to przezwyciężyć prokrastynację. Łatwiej mi powiedzieć sobie: „To tylko 25 minut, nic wielkiego”.

Mój aktualnie ulubiony minutnik internetowy to TomatoTimer.

Zasada 2 minut

Jeśli coś zajmie mi mniej niż 2 minuty, staram się wykonać to od razu. Zapisanie tego czy trzymanie w pamięci powoduje tylko niepotrzebne zamieszanie.

Nie zawsze się tego trzymam. Szczególnie, kiedy mam wenę do pracy, a te „dwuminutówki” wytrącają mnie z rytmu. Tu wynieść śmieci, tu umyć deskę do krojenia, tu coś… i czas leci. Jeśli muszę się odrywać od pracy, to nie robię tego od razu – powrót do stanu skupienia będzie mnie kosztował zbyt wiele czasu.

Inbox 0 20

Już od paru lat Gmail pozostaje moją ulubioną pocztą. Uporządkowałam pocztę dość znacznie:

– Wszystkie maila oznaczam etykietami. Jeśli od kogoś dostaję częściej maile (np. newslettery), ustawiam filtry.

– Wypisuję się z mailingów, które przestały mnie interesować.

– Kiedy przeglądam maile, decyduję, co z nimi zrobić:

a) Maile niewymagające działania i odpowiedzi – archiwizuję.

b) Newslettery do przeczytania „nie na teraz” – przesyłam dalej do specjalnie utworzonego projektu w Asanie. Mail automatycznie zapisuje się jako zadanie. Kiedy mam czas, przeglądam te zadania.

c) Maile wymagające odpowiedzi lub działania – zapisuję do Trello lub bujo.

Pokochałam funkcję archiwizacji. Polega to na tym, że wiadomość znika z folderu „Odebrane”, ale pozostaje na poczcie. Magia!

Moim ideałem jest „Inbox 0” sytuacja, w której w folderze „Odebrane” nie pozostają żadne wiadomości. Od kilku miesięcy nie udało mi się do tego doprowadzić – wciąż mam nawyk pozostawiania kilku do kilkunastu wiadomości jako „przypominajek”. Ale udaje mi się nie przekraczać limitu 20 wiadomości.