Mamy już puzzle. Mamy ramkę. Wiemy, od czego zacząć. Czas powkładać je na miejsca.

Poprzednie części serii:

0. Wykreuj swoje życie – plan gry

1. Wykreuj swoje życie – cz. 1 – kim jesteś?

2. Wykreuj swoje życie – cz. 2 – dokąd zmierzasz?

3. Wykreuj swoje życie – cz. 3 – wyznacz cel

Od pomysłu do kalendarza

Wyobrażam sobie pomysły na siebie jako zwierzaczki hasające beztrosko po łąkach w Krainie Jutra. Przyjemnie jest się zrelaksować i na nie popatrzeć, ale dopóki ich nie złapiesz, to większego pożytku mieć z nich nie będziesz.

Dopiero kiedy ułożysz plan i podzielisz na zadania, które umieścisz w kalendarzu, coś może się zadziać. I tym się dzisiaj zajmiemy.

Po pierwsze – wyznacz cel

W poprzednim kroku zajmowaliśmy się wyborem celu. Teraz czas go skonkretyzować.

Zapisz ten cel i zadaj sobie pytania: Co to dla mnie oznacza? Co dokładnie chcę osiągnąć? Jak poznam, że cel został osiągnięty?

Nie ograniczaj się do wskaźników liczbowych. Jak może wiesz z poprzednich wpisów, jestem umiarkowaną fanką metody SMART. Tytułem wyjaśnienia: cel SMART powinien powinien być konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny, z określonym terminem.

Ale nie wszystko da się wyrazić w mierzalnych wskaźnikach. Dlatego w tym punkcie warto skupić się nie tylko na wartościach liczbowych. I nie warto przyspawać się do tych wartości na sztywno. Jeśli obiecujesz sobie kwadrans dziennie zabawy z dziećmi, to nie będziesz przecież ustawiać minutnika. To przecież nie tak, że 14 i pół minuty nie poprawi Waszych relacji, a 15 minut i 3 sekundy – już tak.

Przykład?

Cel: Chcę znaleźć lepszą pracę.

Co przez to rozumiem?

Chcę znaleźć pracę, która:

1. Jest zgodna z moimi wartościami i potrzebami.
2. Nie wymaga pracy w nadgodzinach.
3. Daje pensję wystarczającą na utrzymanie mnie (i rodziny) – minimum … zł na rękę miesięcznie.
4. Optymalnie: daje możliwość pracy zdalnej.

Inny przykład:

Cel: Chcę zadbać o relację z bliską osobą

Co to dla mnie oznacza?

1. Regularnie (raz dziennie, dwa razy w tygodnu) prowadzimy wartościowe rozmowy. W tym czasie jestem w 100% skupiona na tej osobie.
2. Przy każdej rozmowie wsłuchuję się w jej emocje i potrzeby. Wysłuchuję tego, co ma do powiedzenia, bez oceniania.
3. Wspieram ją w jej aspiracjach i potrzebach.

Po drugie – przełóż cele na zadania

Punkt docelowy już jest, teraz czas zaplanować dystans od „tu i teraz” do „tam”. Rozpisać tę drogę na konkretne kroki do wykonania.

Twój mózg jest jak komputer: ma szerokie możliwości, ale aby przejść do działania, potrzebuje jasnej, konkretnej instrukcji, co ma zrobić. „Znaleźć pracę” jest zbyt ogólne i zawiera w sobie zbyt wiele czynności, by mózg mógł od razu przejść do działania. „Uzupełnić profil w LinkedIn” to już jest konkret, z którym może sobie poradzić. Jeśli jednak nadal się „wiesza”, to znak, że zadanie trzeba podzielić na jeszcze mniejsze porcyjki. Na przykład: zrobić profesjonalne zdjęcie, podsumować swoje kompetencje, wprowadzić informacje w profilu…

Jak przejść od celu do listy zadań? Proponuję Ci skorzystać z drzewa celu i zacząć… od końca. Zapisujesz cel i po kolei cofasz się, zadając pytane: „co muszę zrobić, aby tu dotrzeć?’. Powtarzasz tak długo, aż dojdziesz do zadania, które możesz wykonać już teraz.

Więcej o tej metodzie napisałam w tym poście:

Warto przeczytać:

• Drzewo celu – czyli jak rozłożyć cel na zadania

Po drugie i pół – co może pójść nie tak?

Przyjmij za pewnik, że coś się nie uda. Dlatego nim los postanowi dać Ci z liścia w twarz… przygotuj się na to i zrób unik.

Dobry plan powinien uwzględniać też czarne scenariusze. Ale nie po to, żeby Cię zniechęcić! Wręcz przeciwnie – po to, żebyś zawczasu przygotował/a plan B (a najlepiej jeszcze C i D). Gdy los postanowi Ci zrobić psikusa, Ty ze spokojem wyjmiesz z zanadrza plan zarządzania kryzysowego i przystąpisz do działania.

Dlatego podziel kartkę w pionie na trzy kolumny. Po lewej wypisz potencjalne ryzyka. Po prawej – napisz, co możesz zrobić, aby ich uniknąć albo – gdy już wystąpi – zminimalizować szkody.

Warto przeczytać:

• Zarządzanie kryzysowe – co robić, gdy projekt się sypie?

Po trzecie – wpisz plan w harmonogram

Plan gotowy – teraz trzeba rozłożyć go w czasie i umieścić na kartkach (lub interfejsie) kalendarza.

Od projektu do harmonogramu

Jeśli projekt jest bardziej złożony, warto rozłożyć go na etapy i ustalić „co po czym”. W ustaleniu kolejności działań pomoże Ci na pewno drzewo celu. Zaznacz, które działania są niezależne (i możesz je wykonywać równocześnie), a które muszą poczekać na zakończenie innego etapu.

Drugą rzeczą są kamienie milowe – punkty kluczowe, które pozwolą Ci obserwować postępy projektu. Jeśli na przykład chcesz prowadzić blog, to kamieniem milowym może być kupno hostingu czy ustawienie szablonu.
W rozpisaniu projektu w czasie może przydać Ci się klasyczna macierz Gantta. O niej przeczytasz np. tutaj.

Na tym etapie warto ustalić sobie terminy – termin końcowy, ale też terminy poszczególnych „punktów kontrolnych”. Jeśli wyznaczyłeś/aś datę na etapie formułowania celu, warto ją tutaj zweryfikować i urealnić.

Wspomnę tu o metodzie planowania w postaci 12-tygodniowego roku. Polega na układaniu planów w horyzoncie 12 tygodni. To wystarczająco długo, by coś konkretnego zrealizować – i wystarczająco krótko, by nie ulec pokusie planowania zbyt wiele. Jeśli stosujesz tę metodę, to warto przewidzieć, ile zdołasz zrobić w ciągu tych 12 tygodni.

Warto przeczytać:

• 12-tygodniowy rok – czyli jak skutecznie realizować plany?

Od harmonogramu do kalendarza

Kiedy już wiadomo, za co trzeba się zabrać, trzeba to wcisnąć pomiędzy inne zadania w ciągu dnia. Tutaj warto wspomnieć o blokowaniu czasu.
To stwierdzenie ma znaczenie podwójne. Po pierwsze chodzi o to, żeby w ciągu dnia wstawić blok czasu – godzina, dwie, a może pół w zależności od Twoich możliwości.

Po drugie, chodzi o to, żeby zablokować (czyli zarezerwować) ten czas w planie dnia na to właśnie zadanie. W tym czasie wywieszamy innym zadaniom i rozmaitym rozpraszaczom tabliczkę „Zakaz wstępu”.

Ten czas należy określić konkretnie (od 9:00 do 10:00, pół godziny po kolacji itp.). Jeśli zostawisz zadanie „luźno wiszące”, może okazać się, że będziesz przekładać je na później tak długo, aż… będzie zbyt późno, by zrobić cokolwiek. Warto „zahaczyć” ten punkt programu o stałe punkty dnia, np. po śniadaniu, po powrocie z pracy itp. W ten sposób mózg otrzyma jasny sygnał, że czas się wziąć do roboty.

Dobrze też przemyśleć dobór pory dnia. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem, zadania wymagające wysiłku umysłowego lepiej przewidzieć na rano.

Zbierzmy to w formie tabelki:

Techniki produktywności

I tu dopiero przechodzimy do wspomagaczy, które pomagają wziąć się do działania. Często są to sztuczki, by oszukać mózg, odwiesić na kołek obawy czy różne „nie chce mi się”. By skłonić się do działania, gdy prokrastynacja zaczyna kopać pod nami dołek.

Poniżej kilka technik, które są bardzo przydatne, gdy pozostaje już tylko wziąć się do roboty.

Warto przeczytać:

• Prokrastynacja – jak przełamać zaklęty krąg?

Stan flow

Czyli ten sławetny stan, gdy robota „robi się sama”. Pracujesz niemal bez wysiłku, zapominasz o całym świecie. A efekt pracy jest znacznie lepszy, niż gdy praca jest „wymęczona”.

Warto przeczytać:

• Stan flow – czyli jak pracować na fali

Kaizen

Kaizen – czyli sposób na oszukanie Małpki Natychmiastowej Gratyfikacji. Dzielisz zadanie na tak małe kawałki, że znika wszelki opór i wszelkie „to za trudne”. Bo jakie masz usprawiedliwienie, by nie zrobić dwóch przysiadów dziennie? A gdy już zaczniesz, łatwiej jest stopniowo wydłużać zadanie.

Warto przeczytać:

• Kaizen – czyli mały krok do wielkiej zmiany

Metoda Pomodoro

Metoda Pomodoro – ustawiasz minutnik na 25 minut i umawiasz się sam/a z sobą, że w tym czasie skupiasz się na tym zadaniu. Odcinasz wszelkie rozpraszacze, a wszystkie inne punkty listy ToDo muszą poczekać.

Zaleta tej metody? Łatwiej siąść do roboty, gdy w perspektywie masz „tylko” 25 minut pracy. I łatwiej przekonać siebie, by odłączyć maila czy Facebooka na ten czas. A praca w skupieniu jest znacznie bardziej efektywna, niż nieustanne przeskakiwanie pomiędzy zakładkami.

Grywalizacja

Grywalizacja – czyli zamiana codziennych zadań w grę. Za wykonane zadania przyznajesz sobie punkty, które możesz wymieniać na nagrody. Albo inny sposób. Grunt, żeby mieć z tego frajdę.

Warto przeczytać:

• Grywalizacja – zamień życie w grę

Dziennik

Dziennik – czyli sposób na monitorowanie swoich postępów. Codziennie zapisujesz swoje dokonania, ale też wnioski – co się sprawdza, a nad czym trzeba popracować. W efekcie dostajesz zestaw sposobów na działanie w 100% dopasowany do Ciebie!

Warto przeczytać:

• Czy warto prowadzić dziennik?

Działaj!

Nawet najpiękniej rozpisany plan nie pomoże, jeśli po prostu nie zaczniesz działać. Zacznij od jednego kroku. A potem zrób kolejny. I kolejny.

Może się potkniesz. Może zdecydujesz się zmienić kierunek. Ale najważniejsze to: nie stój w miejscu. Działaj.

Powodzenia!